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【就活生必見!】論理的に文書を書く秘訣とは?

みなさんの中には
「論理的に相手に伝えるのが苦手・・・」
という方も少なからずいるのではないでしょうか?

以前の記事にも書きましたが、近年論理的に物事を考える・表現すること力が急速に求められています。

https://careercave.net/2020/05/14/sencesharp/

今回は、そんな力をこれから身につけて行きたいと考えている方に向けた記事となっております。

最近就活を始めたばかりの人も、すでに就活をしている人もぜひ読んで見てください!

よくある文章の「落とし穴」とは・・・?

文章を書くのが苦手だと感じる人、もしくは自分の書いた文章が相手に理解されにくいと感じる人の文章には共通して、ある「落とし穴」にはまっていることが多いです。ここでは、その落とし穴について2つご紹介します。

書き手本位の文章になっている

就活生や社会人に限らず、自分本位の文章になっていることが多々あります。

「自分は〇〇ということを経験して、▽▽ということができます」

「自社のサービスでは□□ということが実現できます」

という文章を思うがままに書いている人は危険です。

文章というものは、相手に理解されて初めて意味を成すものです。
つまり、相手が理解できない文章に価値はないといっても過言ではありません。

ライティングの細かなスキルを磨くよりもまず大前提、「読み手本位の文章」を心がけるようにしましょう。

起承転結のパターンで書いている

これもよくあるパターンです。自分の経験したまま、思いついたままに書いてしまうと「起承転結」のようなストーリー仕立ての文章になってしまいます。

決してこのような書き方が悪いとは思いませんが、今回はビジネスの場面を想定した「論理的な文章」を書く方法なので、このような書き方では読み手は冗長だと感じてしまいます。
(小説や普段友達と会話する際では、逆にストーリー仕立ての方が面白いと思います)

「なぜこの文書を読んでいるのか?」という目的を考えると、自ずと結論から書く方が効果的なことは見えてくると思います。

論理的に書くコツは「読み手の気持ちになること」

ここまでで、「読み手の気持ち」の理解が大切なことはある程度わかったと思います。

続いては、その読み手の気持ちをどう捉えていくかを具体的に説明していきます。

読み手はどんな気持ちでいるのか?

読み手のパターンは大きく分けて二つに分けれらます。

・すでにある程度の興味を持って、データ(記事、論文)などを探している人

・まったく興味がないor自分の潜在的な興味に気づいていない人

今回は前者のような、すでに文章に対して何かしらのゴールを求めている人に対するアプローチ方法を
説明していきます。

読み手の疑問・関心を見極める方法

さて、ここからが本題です。
読み手のニーズに対して答える文章作りをすれば効果的だということが伝わったかと思いますが、実際にどんな風に書けば良いのかわからずじまいな人も多いのではないでしょうか?

そこで、今回はどんな風に書いていくのかというフレームワークを一つ紹介します。

それが「GRPQA分析」です。

細かい話をする前に画像を見ていただいた方がわかると思うので、まずはご覧ください。

GRPQA分析とは、簡単に言えば「相手の求めるものと現状の差分に対しての疑問に率直に答える文章構成」を作り出す方法です。

読み手の疑問や関心ごとを捉える際には、まずこのフレームワークを使ってみると大まかな流れはつかめると思います。

GRPQA分析のコツ

この節の最後にGRPQA分析のコツを3つほど紹介します。

読み手視点を徹底する

この記事のテーマでもあるように、読み手への理解ができなければより良い文書を書くことはできません。
徹底的に読み手を想像して、実在する友達や知り合いなどを想起しながら考えるくらいのレベルにまで深く考えてみるとインサイト(深い気づき)にたどり着くことができると思います。

トピックとなる比較対象をずらさない

Goal(理想)とReal(現状)の差分をしっかりと分析するためには根本的なレールを敷いておくことが重要です。そして、そのレールをトピックとして文章の流れを明確にすることが大事です。

文章の主要メッセージはQに対して直接答える

GRPQA分析は「読み手の理解」を深めることよりも「どのような答えが求められているか」を明確にすることが重要になります。つまり、実際の文章作成の際にも単に疑問を明らかにするだけではなく、その疑問に対しての答えを明確に提示してこそ意味をなします。

構想をメッセージに落とし込むには?

GRPQA分析である程度、読み手の理解ができたところで本題である文章作成に入ります。

ここでも「メッセージの構成」には基本的な型があるのでそれを紹介します。

以下の画像をご覧ください。

これが、GRPQA分析を用いたメッセージ構成の方法です。

読み手にとってのG、P、Qを理解することが第一段階で、その後すぐに書き手にとってのAを提示します。

そうすると読み手はそのAに対してさらなるQを連想します。その際に、書き手にとってのAの判断材料となった根拠を提示するというのが大まかな流れです。

少し具体例を用いて考えて見ましょう。

このような具合で、テーマに対するG・R・P・Q・Aをそれぞれ分解して考えてみましょう。

そして、メッセージの構成の大枠が完成したら次は実際に文章として書き起こす場面に移っていきます。

GRPQA分析のコツでも述べたが、読み手が一番求めているのは「書き手のA」です。

自分の疑問・関心に対してストレートに結論を提示して、そこから複数の根拠を述べていくことで読み手にとっては心地の良い文章になると思います。

以下の画像は実際に私が文章を作成する際にも使用している変換方法です。

これを基にして、就活生や社会人の方も今一度自分の文章の構成を見直してみるとより良いものが作れると思います。

文章を書くときの注意点(基礎編)

ここから先は少し細かな部分でのテクニックになります。ある程度基本的な部分が理解できたかたは是非とも読んで見てください。

体言止めはなるべく避ける

体言止めはキャッチコピーなど相手に印象付ける際にはとても有効なものとなっていますが、一般的な文章ではあまり好まれない傾向にあります。

動詞に変換して書き終えることや、「名詞+である。」のようにしっかりと終わりを明確に示してあげることが重要です。

具体的な例で相手の認識を揃える

文章を綺麗に書こうとすればするほど抽象的な言葉を用いがちです。確かに見栄えは良くなるかもしれませんが、その一方で抽象的な言葉は相手によって解釈の幅が異なるため、理解に苦しむこともあります。

「多分、相手は理解してくれるだろう」ではなく「もしかしたら、相手は理解できないかもしれない」という思いやりを持ち、なるべく具体的に表現することを心がけてみると相手に伝わりやすい文章になります。

1センテンス、1メッセージ

伝えたいことが多すぎて一つの文章に内容を多く詰め込みすぎてしまうパターンも良く見受けられます。書き手としては自らのことをより知ってほしいという思いからこのようにしていると思うですが、読み手としてはその気持ちに追いつくことはい容易ではないのです。

できる限り伝えたいことはシンプルに削ぎ落として相手にも伝わる文章を作成して見てください。

「しりてが」接続詞に気をつける

これは、日本語特有の問題でもあります。

「・・・し、・・・」

「・・・であり、・・・」

「・・・して、・・・」

「・・・だが、・・・」

これらの接続詞は普段よく使うものでとても便利ですが、その一方で複数の文章をあまり意味も考えずに繋げすぎてしまうことも多く見受けられます。

例えば、

「テスト前に必死に勉強し、良い点数をとった。」

この文章、一見すると違和感はないと思いますがこの場合一つの文章に二つの単文(主語・述語)が含まれています。今回の場合は「し」を用いて二つの単文を接続しています。ですが、このままだと二つの文章の因果関係が人によって別れることもあります。

・テスト前に必死に勉強し(たから)、良い点数が取れた。

・テスト前に必死に勉強し(たけどそれには関係なく)良い点数が取れた。

などのように若干のズレが生じてしまいます。

これを解消すべく「しりてが」接続詞は避けて明確な接続詞を使用することをお勧めします。

まとめ

いかがだったでしょうか?

今回書いたことはあくまで基本的なことを説明したので、まず文章作成をする方はここに書いてあることを意識してみるとスタンダードな文章を作成することはできるので是非ともご活用してみてください!

それでは、また次回へ!

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